Desain Organisasi

Desain Organisasi

D

esain organisasi membahas tentang bagaimana suatu organisasi dirancang dalam rangka pencapaian sebuah tujuan. Dalam desain organisasi ini terdapat dua bentuk desain organisasi, yakni Birokrasi dan Adhokrasi. Desain organisasi ini selalu ada di setiap perusahaan, namun biasanya untuk desain organisasi yang terstruktur hanya ada pada perusahaan menengah ke atas.

1.      Birokrasi

Model birokrasi pertama kali diperkenalkan oleh Max Weber. Model birokrasi dari Weber lebih menggambarkan hipotesis daripada kejadian nyata yang trestruktur. Menurut Weber, karakteristik dari birokrasi seperti ini:

a.       Pembagian kerja

b.      Hierarki kewenangan yang jelas

c.       Formalisasi yang tinggi

d.      Bersifat tidak pribadi (impersonal)

e.       Pengambilan keputusan mengenai penempatan pegawai yang didasarkan atas kemampuan

f.       Jejak karir bagi pegawai

g.      Kehidupan organisasi yang dipisahkan dengan jelas dari kehidupan pegawai.

Karakteristik-karakteristik tersebut menggambarkan  “ideal type” dari Weber mengenai mengenai organisasi yang rasional dan efisien. Tujuan-tujuannya jelas dan eksplisif. Posisi diatur dalam suatu hierarki berbentuk piramida dengan wewenang yang makin meningkatkan waktu bergerak ke atas dalam organisasi. Kewenangan terletak  pada posisi, bukan pada orang-orang yang menduduki posisi tersebut. Seleksi para anggota didasarkan atas kualifikasi mereka daripada “siapa yang dia kenal”, persyaratan tentang posisi  menentukan siapa yang akan diperkerjakan dan dalam posisi yang mana dan prestasi adalah kriteria bagi promosi.

Model-model Birokrasi

1.      Birokrasi Mesin

Birokrasi mesin ini mempunyai tugas operasi rutin yang sangat tinggi, peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yang dikelomokkan ke dalam departemen-departemen fungsional, wewenang yang disentralisasi, pengambilan kepeutusan yang mengikuti rantai komando dan sebuah struktur administrasi yang rumit dengan perbedaan tajam antara aktivitas lini dan staf.

Dalam sebuah birokrasi mesin aktivitas seperti pemasaran, penelitian dan pengembangan, produksi dan personalia secara khas dikelompokkan di bawah eksekutif fungsional.

·         Kelemahan dan Kelebihan

Kekuatan utama dari birokrasi mesin terletak pada kemampuannya untuk melakukan aktivitas yang distandarisasi dengan cara sangat efisien. Mengumpulkan para spesialis secara bersama-sama menghasilkan economic of scale, meminimalkan duplikasi dari personalia dan peralatan, serta pegawai yang puas dan senang yang mempunyai peluang untuk berbicara dalam bahasa yang sama diantara para kawan sejawat mereka. Selanjutnya birokrasi mesin dapat dijalakan dengan baik dengan manajer tingkat menengah dan rendah yang kurang berbakat sehingga dengan demikian lebih murah. Intinya kelebihan dari birokrasi mesin ini adalah kegiatan yang distandarisasi, bersama-sama dengan formalisasi yang tinggi, memberi kesempatan agar pengambilan keputusan desentralisasi.

Kelemahan utama dari birokrasi mesin ini adalah disaat kita menghadapi orang-orang yang berada dibawah naungan organisasi tersebut, perhatian yang berlebihan dalam mengikuti peraturan. Tidak adanya tempat untuk modifikasi apabila terjadi suatu masalah. Birokrasi mesin h anya makna efisiensi selama para pegawai menghadapi masalah yang pernah mereka jumpai sebelumnya dan keputusan yang terprogram telah ditentukan.

·         Kapan harus menggunakan Birokrasi Mesin?

Birokrasi mesin paling efisien untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yang stabil dan sederhana, dan teknologi yang terdiri dari pekerjaan rutin yang dapat distandarisasi.

Birokrasi mesin kemungkinan akan banyak ditemukan pada perusahaan produksi massal, seperti yang terdapat pada industry mobil dan baja, organisasi jasa dengan aktivitas yang sederhana dan yang diulang-ulang seperti penjara misalnya, atau perusahaan telepon dan suransi, lembaga pemerintah dengan pekerjaan yang rutin, seperti kantor pos dan kantor pajak, serta organisasi serta organisasi yang memerlukan keselamatan khusus, seperti perusahaan penerbangan dan pemadam kebakaran.

2.      Birokrasi Profesional

Kekuatan desain ini terletak pada operating core karena desain ini mempunyai kemampuan kritis yang dibutuhkan organisasi dan mempunyai otonomi yang diberikan melalui disentralisasi untuk menerapkan keahlian mereka. Satu-satunya bagian birokrasi professional yang terinci secara penuh adalah staf pendukung namun aktivitas mereka difokuskan untuk melayani operating core.

Contoh dari birokrasi professional yaitu, pada Perpustakaan Abdurrahman Wahid UIN MALIKI Malang yang menyandarkan diri pada kemampuan teknis spesialis untuk memperoleh, mengkatalogkan, menentukan referensi, dokumen perintah dan keahlian sejenis. Para professional tersebut memperoleh ketrampilannya melalui pendidikan selama bertahun-tahun sampai mereka memperoleh gelar master in library science. Para professional itu melakukan aktivitas mereka secara relative bebas, tetapi strukturnya tinggi dalam kompleksitas, dan terdapat banyak peraturan namun formalisasi tersebut telah diperolehnya dari pendidikan itu sendiri (internalized) bukan diterapkan dalam organisasi tersebut.

·         Kelemahan dan Kelebihan

Kekuatan birokrasi professional adalah bahwa ia dapat mengerjakan tugas yang terspesialisasi yaitu yang membutuhkan keterampilan professional yang sangat terlatih dengan efisiensi yang relative sama seperti yang dapat dilakukan oleh birokrasi mesin. Dalam hubungannya dengan pengendalian kekuasaan birokrasi professional membutuhkan manajemen puncak untuk melepaskan tingkat control yang cukup banyak. Alternatifnya yaitu para professional membutuhkan kebebasan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan efektif.

Kelemahan birokrasi professional adalah sama seperti yang terdapat pada bentuk birokrasi mesin. Pertama ada kecenderungan berkembangnya konflik antara sub-unit. Berbagai fungsi professional tersebut mencoba untuk mengejar tujuan sempit mereka, sering membuat kepentingan fungsi lain dan organisasi secara keseluruhan tampak menjadi tidak penting. Kedua, para spesialis pada birokrasi professional seperti juga rekan kerja mereka pada birokrasi mesin, bersifat komplusif dalam tekadnya untuk mengikuti peraturan. Hanya saja peraturan tersebut dibuat oleh professional itu sendiri. Standar mengenali perilaku professional dank ode etik untuk praktik yang etis dan telah diresapi oleh para pegawai selama pelatihan mereka.

·         Penggunaan Birokrasi Profesional

Birokrasi mesin paling baik untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yang stabil dan kompleks dan teknologi rutin yang diinternalkan lewat profesionalisasi. operating core organisasi tersebut didominasi ole professional yang terampil yang telah menghayati prosedur yang sukar untuk dipelajari namun didefinisikan dengan baik. Lingkungan yang komplek dan stabil berarti organisasi tersebut membutuhkan penggunaan keterampilan yang sukar yang hanya dapat dipelajari pada pendidikan formal dan pada program pelatihan, tetapi harus cukup stabilitas sehingga keterampilan tersebut dapat didefinisikan dengan baik dan distandarisasi.

3.      Birokrasi Divisional

General motors, Hershey Foods, Du Pont, Burlington Industries, dan Xerox merupakan contoh dari organisasi yang menggunakan struktur divisional.

Kekuasaan dalam struktur divisional terletak pada manajemen menengah. Alasanya bahwa struktur divisional tersebut sebetulnya adalah sejumlah unit yang otonom, masing-masing secara khas adalah birokrasi mesin yang dikoordinasi secara terpusat oleh sebuah kantor pusat. Karena divisi tersebut berdiri sendiri, ia memberi kepada manajemen menengah (para manajer divisi) control yang cukup besar.

·         Kekuatan dan Kelemahan

Salah satu masalah yang dikaitkan dengan birokrasi mesin adalah bahwa tujuan dari unit fungsional cenderung untuk menyampingkan tujuan keseluruhan organisasi. Salah satu kekuatan dari struktur divisional bahwa ian berusaha untuk mengobati masalah tersebut dengan cara menempatkan tanggung jawab penuh bagi sebuah produk atau jasa di tangan seorang manajer divisi. Jadi salah satu keuntungan dari struktur divisional tersebut adalah bahwa ia memberi lebih banyak pertanggungjawaban dan memfokuskan diri pada hasil daripada hanya memiliki satu titik focus yaitu pada birokrasi mesin.

Kekuatan riil dari stuktur divisional dating dari terciptanya bisnis yang berdiri sendiri dalam sebuah bisnis. Divisi-divisi dapat memberikan respon, tanggung jawab dan memperoleh manfaat dari spesialisasi dan mampu memproses informasi seolah-olah mereka adalah organisasi tersendiri. Tetapi mereka juga mempunyai keuntungan dari ukurannya yang besar yang memungkinkan adanya economies of scale dalam perencanaan, perolehan modal, dan penyebaran risiko.

·         Kapan harus menggunakan Divisi Struktural?

Kriteria utama yang menentukan penggunaan struktur divisional adalah keanekaragaman produk atau pasar. Jika sebuah organisasi memiliki sebuah strategi diversivikasi (untuk menjadi organisasi multi produk atau multi pasar), bentuk divisional tersebut lebih disukai dibandingkan birokrasi mesin. Jika sebuah organisasi melakukan diversifikasi, konflik diseluruh dimensi horizontal diantara fungsi menjadi terlalu besar dan perubahan pada desain structural menjadi penting.

2.      Adhokrasi

Adhokrasi adalah system yang berubah dengan cepat, adaptif, biasanya hanya berlaku sementara dan dikoordinasikan disekitar masalah yang harus dipecahkan oleh kelompok atau yang relative tidak saling kenal dan mempunyai berbagai keterampilan professional.

Adhokrasi merupakan alat yang sangat baik untuk menjawab perubahan, membantu inovasi, dan mengkoordinasikan spesialis yang beraneka ragam. Adhokrasi dicirikan oleh diferensiasi horizontal, yang tinggi, diferensiasi vertical yang rendah, formalisasi yang rendah, desentralisasi, fleksibelitas dan daya tanggap yang tinggi (Robbins, 1994: 329).

Dalam pengambilan keputusan pada adhokrasi yaitu dientralisasi, hal ini perlu kecepatan dan fleksibelitas dank karena manajemen senior tidak dapat diharapkan memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk membuat semua keputusan. Jadi adhokrasi bergantung pada tim desentralisasi yang terdiri dari para professional untuk mengambil keputusan.

Adhokrasi mempunyai sedikit standarisasi atau formalisasim karena manajer tingkat menengah, staf pendukung, serta operatives secara khas semuanya adalah professional, perbedaan tradisional antara supervisor dan pegawai serta garis dan staf menjadi tidak jelas.

Teknologi pada suatu adhokrasi bersifat non rutin. Teknologi tersebut akan mempunyai sedikit formalisasi, menyandarkan diri pada keahlian para professional untuk memberikan tanggapan yang tepat selain itu teknologi tersebut akan bersifat kompleks dalam arti akan menarik kepandaian dari berbagai bidang keahlian pada hal ini, pada gilirannya, membutuhkan koordinasi dan integrasi dari kepandaian yang dispesialisasi dan heterogen, adhokrasi merupakan mekanisme yang lebih disukai untuk mempermudah integrasi tersebut.

Matrik adalah suatu desain structural yang menugaskan para spesialis dari departemen-departemen fungsional tertentu untuk bekerja pada satu atau lebih tim, yang dipimpin oleh seorang pemimpin proyek. Matriks menambah dimensi fleksibelitas. Inilah yang diciptakan dengan menggunakan tim-tim multidisplin yang menmpatkan matriks tersebut dalam klasifikasi adhokrasi.

Karakteristik yang paling nyata dari matriks adalah bahwa struktur itu mematahkan konsep kesatuan komando. Sebuah landasan utama birokrasi yang meminta agar setiap pegawai di dalam sebuah matriks mempunyai dua orang atasan.

Manajer departemen fungsional dan manajer proyek bukti yang menunjukkan ada tiga kondisi yang mendukung matriks:

a)      Tekanan lingkungan daru dua sector yang kritis atau lebih

b)      Saling ketergantungan di antara departemen

c)      Ekonomies of scale di dalam penggunaan sumber daya internal.

·         Kelemahan dan kekuatan Matrik

Kekuatan matrik terletak pada kemampuannya untuk mengkoordinasikan kegiatan jika orghanisasi tersebut mempunyai banyak aktivitas kompleks dan saling bergantung pada birokrasi, kompleksitas mengakibatkan formalisasi yang semakin meningkat. Kontak langsung seringkali dapat menimbulkan komunikasi dan fleksibelitas yang lebih baik di antara berbagai spesialisasi didalam matrik. Keuntungan matrik yang lain dapat membantu mengalokasikan para spesialis secara efisien. Jika individu yang mempunyai keterampilan tinggi ditempatkan pada sebuah departemen fungsional atau kelompok proyek.

Kekuatan matrik lainnya menciptakan peningkatan kemampuan untuk memberi tanggapan yang cepat terhadap perubahan lingkungan, matrik merupakan cara yang efektif untuk menyeimbangkan permintaan dari pelanggan bagi penyelesaian proyek dan pengendalian biaya-biaya dengan kebutuhan dari organisasi akan efisiensi ekonomis dan pengembangan kemampuan teknis di masa yang akan dating. Matrik melakukan peningkatan motivasi dengan memberi lingkungan yang lebih sesuai dengan norma-norma demokrasi.